Los viáticos son una asignación de dinero o beneficio adicional que se otorga a un trabajador para cubrir los gastos relacionados con los viajes o desplazamientos que realiza en el ejercicio de su trabajo. Estos gastos pueden incluir alojamiento, comida, transporte, comunicación, entre otros.
Los viáticos son comunes en trabajos que requieren que los empleados viajen con frecuencia, ya sea dentro de su propio país o al extranjero, como representantes de ventas, consultores, investigadores, técnicos de servicio de una compañía, etc. Debemos mencionar que están diseñados para ayudar a cubrir los costos adicionales de manutención que los empleados incurren mientras están fuera de su lugar de trabajo habitual.
La cantidad de los viáticos puede variar según la política de la empresa y el destino del viaje. A menudo se establece un límite diario o un presupuesto máximo para cada categoría de gastos.
Los empleados deben llevar un registro detallado de sus gastos y presentar los comprobantes correspondientes para justificar el uso de los fondos asignados por las compañías donde trabajan.
Es importante destacar que los viáticos son diferentes de los salarios regulares o de las compensaciones fijas que los trabajadores reciben. Se trata de un beneficio adicional destinado a cubrir los gastos específicos relacionados con los viajes de trabajo.
¿Cuándo se paga un viático?
Una vez que sabemos lo que son viáticos, debemos entender que el pago de ellos depende de las políticas y acuerdos establecidos por la organización o entidad responsable.
Generalmente, se paga un viático antes de que la persona realice el viaje o al comienzo del mismo. El objetivo es proporcionar los recursos necesarios para cubrir los gastos durante la estadía. El monto del viático suele basarse en factores como la duración del viaje, el destino, el nivel de vida en el lugar visitado y las políticas de la organización.
Es común que la persona que recibe el viático deba rendir cuentas sobre los gastos realizados durante el viaje, presentando recibos y comprobantes de los gastos en los que se utilizó el dinero. De esta manera, la organización puede verificar que los recursos se hayan utilizado de manera adecuada y acorde con el propósito del viaje.
Cuál es el tope de los viáticos
Establecer un tope de viáticos es fundamental no solo para mantener el control financiero dentro de una organización, sino también para aprovechar beneficios fiscales. En esta lista te detallamos los límites permitidos para diversos tipos de gastos de viaje.
Alimentación
Para que los gastos de alimentación sean deducibles, deben cumplir con los siguientes topes:
En territorio nacional: Los gastos no deben exceder los $750.00 diarios por cada beneficiario.
En el extranjero: Los gastos no deben exceder los $1,500.00 diarios por cada beneficiario.
Transporte
Los gastos de transporte, especialmente los relacionados con el uso o goce temporal de automóviles y otros gastos relacionados, también tienen límites para ser deducibles:
En territorio nacional y en el extranjero: Los gastos no deben exceder los $850.00 diarios.
Hospedaje
Para que los gastos de hospedaje sean deducibles, deben cumplir con el siguiente tope:
En el extranjero: Los gastos no deben exceder los $3,850.00 diarios.
Seminarios y convenciones
Cuando los viáticos o gastos de viaje están relacionados con la participación en seminarios o convenciones, ya sea en el país o en el extranjero, existen condiciones específicas:
Si los viáticos forman parte de la cuota de recuperación del evento, solo será deducible una cantidad que no exceda el límite de gastos diarios destinados a la alimentación, que es de $750.00 en territorio nacional y $1,500.00 en el extranjero.
Cualquier diferencia que exceda este límite no será deducible.
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